Comment choisir une imprimante pour votre entreprise en démarrage ?

Choix imprimante

Quelle que soit la taille de votre entreprise, ou même si vous cherchez à cultiver une toute nouvelle entreprise, il y a sans aucun doute beaucoup de choses à considérer lorsqu’il s’agit de choisir une imprimante pour votre entreprise en démarrage. En plus des défis auxquels vous devez faire face lors de la création d’une petite entreprise, tels que le positionnement sur le marché ou la recherche d’un bon personnel qui va conduire votre organisation dans toutes les bonnes directions, la dernière chose dont vous devez vous préoccuper est de savoir si votre imprimante est à la hauteur de la tâche.

Si vous créez une entreprise en partant de zéro, le fait de disposer de l’équipement essentiel comme un destructeur de documents peut vous soulager d’un poids énorme dès le départ. En plus de trouver le bureau ou l’espace commercial idéal qui servira de siège social à votre entreprise, vous devrez également commencer à chercher des technologies courantes comme des ordinateurs, des écrans, les purificateur d’air et, bien sûr, une ou deux imprimantes de bureau modernes et fiables.

Les imprimantes font partie des équipements technologiques les plus sous-estimés et pourtant indispensables à de nombreuses entreprises modernes. L’accès aux communications et aux documents imprimés est crucial pour de nombreuses entreprises, tant dans le cadre de leurs processus organisationnels quotidiens qu’en dehors. Qu’il s’agisse de fournir des contrats aux clients et aux employés ou de produire des panneaux pour votre espace de travail, vous seriez surpris de voir à quel point une imprimante peut contribuer à la fluidité de l’activité.

Si vous êtes à la recherche de l’imprimante idéale pour votre petite entreprise, cette lecture est faite pour vous. Nous avons compilé les 5 principales questions que vous devez garder à l’esprit lorsque vous recherchez un modèle d’imprimante qui réponde le mieux à vos besoins personnels et professionnels. Lisez la suite pour savoir comment choisir une imprimante pour votre petite entreprise.

1. Quel est votre volume d’impression estimé ?

Avant toute chose, vous devez vous assurer que vous avez une idée précise du volume d’impression potentiel de votre entreprise, ainsi que des types de travaux d’impression pour lesquels vous utiliserez probablement l’imprimante choisie. Par exemple, imprimerez-vous des documents en couleur sur papier glacé pour la production de brochures ou d’autres supports de présentation ou de promotion, ou imprimerez-vous principalement des documents texte simples en monochrome de plus de vingt à trente pages ?

Bien que les deux travaux d’impression décrits ci-dessus diffèrent grandement à plus d’un titre, il est indéniable que ces deux travaux d’impression seront mieux gérés par une imprimante qui non seulement gère leurs types de supports respectifs, mais possède également un cycle de pages mensuel plus élevé et donc un plus grand volume d’impression.

Si vous recherchez une imprimante à faible volume, il est également peu probable que vous ayez besoin d’investir dans un modèle d’imprimante haut de gamme dont le prix est élevé. Un examen plus approfondi de certaines séries d’imprimantes de bureau HP, par exemple, révèle que nombre de leurs imprimantes de bureau de milieu de gamme ont un volume d’impression équivalent à celui de leurs modèles phares. À cet égard, comprendre les types de travaux d’impression pour lesquels vous utiliserez probablement votre imprimante peut considérablement réduire votre liste d’imprimantes potentielles, vous évitant ainsi d’investir aveuglément dans une imprimante haut de gamme qui pourrait être dotée de fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais.

2. Quelles sont les fonctions de l’imprimante les plus nécessaires à votre activité ?

Avec tous les développements récents que nous avons observés dans la technologie d’impression, les imprimantes modernes ont vraiment la capacité de faire beaucoup plus que les imprimantes fabriquées il y a à peine une décennie. Les imprimantes multifonctions sont plus nombreuses que jamais sur le marché, ce qui permet aux acheteurs potentiels de choisir parmi une gamme d’imprimantes dotées de leurs propres fonctions d’impression, de copie et de numérisation, parmi d’autres fonctions émergentes des imprimantes modernes.

De tous les développements observés par nos spécialistes de l’impression ici, la connectivité des imprimantes modernes a été parmi les plus excitantes. La possibilité de connecter votre imprimante à votre réseau Wi-Fi ou d’imprimer directement à partir d’une carte USB ou SD insérée dans l’imprimante plutôt que dans un autre appareil connecté peut être incroyablement bénéfique pour les entreprises utilisant une imprimante de bureau partagée. De même, les imprimantes peuvent désormais être connectées par plusieurs méthodes différentes, notamment par Bluetooth, ainsi que par Wi-Fi ou USB, ou même par des applications mobiles.

L’impression en cloud et l’impression mobile sont également des fonctionnalités émergentes qui sont intégrées aux imprimantes modernes afin de permettre aux utilisateurs d’exécuter diverses fonctions à distance, telles que l’exécution de tests de diagnostic de l’imprimante ou même la commande de leurs propres cartouches d’impression de remplacement comme le toner KYOCERA TK895. De nombreuses applications compagnons d’imprimante sont également dotées de leurs propres capacités de numérisation, ce qui signifie que vous n’aurez même pas besoin d’utiliser votre imprimante de bureau pour envoyer des numérisations de haute qualité par courrier électronique !

3. Quelles sont les fonctionnalités de l’imprimante les plus nécessaires pour votre entreprise ?

Par exemple, si vous prévoyez d’imprimer souvent en couleur, il est probable que vous bénéficierez de la précision et de la correction des couleurs que seule une imprimante laser est en mesure d’offrir. En revanche, si vous imprimez des documents de texte en noir et blanc qui n’ont pas besoin d’être d’une qualité supérieure, vous avez tout intérêt à investir dans une imprimante à jet d’encre bon marché.

La vitesse d’impression peut également être un facteur tout aussi important de la qualité d’impression, en particulier dans les bureaux où les besoins d’impression sont importants. Investir dans une imprimante de bureau offrant une vitesse d’impression plus élevée peut vous éviter, à vous et à votre lieu de travail, d’avoir à faire face à des files d’attente d’impression, qui ont tendance à toucher les lieux de travail au pire moment.

Bien entendu, les entreprises dont le volume d’impression estimé est élevé doivent également envisager d’investir dans une imprimante capable d’imprimer en recto-verso et de numériser des documents de plusieurs pages, ce qui nécessite une imprimante équipée d’un chargeur automatique de documents (ADF). Une imprimante équipée d’un chargeur automatique de documents est indispensable pour les entreprises qui souhaitent imprimer ou numériser des documents de plusieurs pages de grande longueur (contrats ou manuels, par exemple), ou pour celles qui cherchent simplement à réduire leurs coûts d’impression. 

De même, en fonction de votre fréquence d’impression, vous voudrez peut-être examiner la quantité de papier que votre imprimante peut transporter ou savoir si les modèles d’imprimantes que vous avez sélectionnés sont compatibles avec des bacs à papier supplémentaires pour une plus grande capacité de pages. L’investissement dans des bacs à papier supplémentaires peut minimiser la probabilité que vous deviez courir dans tout le bureau à la recherche de fournitures d’impression parce que votre imprimante s’obstine à vous indiquer « Pas de papier » !

4. Préféreriez-vous une imprimante avec un taux de durabilité plus élevé ?

Outre l’option de capacité papier supplémentaire, de nombreuses imprimantes modernes peuvent également se targuer d’être compatibles avec une gamme de cartouches d’encre standard, à haut rendement et à très haut rendement. Les cartouches à très haut rendement sont idéales pour les bureaux dont le volume d’impression est particulièrement élevé, ou simplement pour les organisations qui préfèrent acheter des cartouches moins fréquemment afin d’économiser du temps et des ressources.

Le fait de pouvoir choisir parmi un assortiment de cartouches en fonction de l’utilisation que vous faites de votre imprimante n’est que l’un des nombreux moyens utilisés par les fabricants d’imprimantes modernes pour améliorer la durabilité de leurs modèles d’imprimantes tout en encourageant leurs utilisateurs à être conscients de la durabilité dans le cadre de leurs impressions personnelles et professionnelles. D’autres méthodes similaires utilisées par les fabricants d’imprimantes pour améliorer la durabilité des imprimantes modernes pour la maison et le bureau sont l’inclusion d’ADF pour l’impression recto-verso, comme mentionné précédemment, ainsi que les imprimantes à encre continue qui utilisent des bouteilles d’encre à faible coût et à haut rendement plutôt que des cartouches d’encre. Ceci permet également de moins encombrer les poubelles de tri sélectif grand volume pour entreprise. 

Bien sûr, certains modèles d’imprimantes sont plus respectueux de la planète que d’autres, et le rendement en pages de leurs cartouches compatibles n’est qu’un des nombreux facteurs à prendre en compte. Les imprimantes et les cartouches durables peuvent également être produites à l’aide de matériaux recyclés. Veillez donc à lire les descriptions des produits de toutes les imprimantes que vous avez sélectionnées pour voir si des matériaux de construction écologiques particuliers sont utilisés dans la production de ces modèles.

5. De quel espace disposez-vous pour votre imprimante de bureau ?

Enfin, les start-ups et les petites et moyennes entreprises peuvent opérer dans un espace de bureau relativement petit, avec des ressources limitées pour commencer. Après tout, il y a certains dangers à investir prématurément dans les frais généraux de l’organisation. Si vous travaillez dans un espace réduit, il y a de fortes chances que vous pensiez déjà à vous procurer une imprimante de taille idéale pour votre lieu de travail. 

En fonction de l’espace dont vous disposez, vous pouvez vous tourner vers une imprimante de bureau ou une imprimante compacte. Les imprimantes multifonctions peuvent s’avérer très pratiques si vous essayez de gagner de la place, car elles vous permettent de télécopier, d’imprimer, de copier et de numériser à partir d’un seul appareil. 

D’autre part, si vous débutez dans un bureau plus grand ou si vous souhaitez potentiellement acheter pour l’avenir, vous aurez naturellement plus de possibilités pour trouver l’imprimante idéale pour vos besoins actuels ou futurs. De même, si vous recherchez une imprimante dotée de caractéristiques spécifiques, comme une imprimante capable de gérer des travaux d’impression A3 plus importants ou l’impression par sublimation, vous devrez peut-être faire de la place pour l’imprimante que vous aurez choisie. 

Pourquoi ne pas précipiter le processus d’achat de votre imprimante ?

Le choix de la bonne imprimante peut faire la différence entre une entreprise qui fonctionne sans problème et une entreprise qui est constamment confrontée à des désastres imprévus qui peuvent finir par retarder vos processus quotidiens. D’une certaine manière, au même titre qu’un massicot IDEAL avoir la mauvaise imprimante peut être aussi inefficace que de ne pas avoir d’imprimante du tout.

Gardez donc à l’esprit, tout au long du processus d’achat de votre imprimante, qu’une décision hâtive pourrait vous faire dépenser plus d’argent que nécessaire, ce que les jeunes entreprises doivent absolument éviter.

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